補助金完了報告提出時に用意するものはなに?|Web関連費用編

小規模事業者持続化補助金が採択された皆様、おめでとうございます。

完了報告は、いつ、だれが、どのような方法で、何を購入し、いくら掛かって、いつ支払いが完了したのかを、報告する必要があります。
初めてのお方も、そうでないお方も、完了報告をスムーズに行えるよう事前にしっかりと準備をしておきましょう。

今回は小規模事業者持続化補助金にも多く利用されるWeb関連について、注意すべき点を見ていきましょう。

完了報告提出時に用意するものはなに?|Web関連費用編

1)誰に報告するのか

報告先は「日本商工会議所 小規模事業者持続化補助金事務局」になります。
この「日本商工会議所 小規模事業者持続化補助金事務局」は、国の機関である、中小企業庁及び独立行政法人中小企業基盤整備機構の事務局となります。
今回の小規模事業者持続化補助金<低感染リスク型ビジネス枠>では、申請や報告はすべて電子申請システム(Jグランツ)でのみの受付となります。
https://www.jgrants-portal.go.jp/

2)いつ報告するのか(報告書の提出期限)

事業完了日から起算し30日を経過した日、又は事業実施期限日の属する月の翌月の10日のいずれか早い日までに提出します。

弊社に制作をご依頼くださったお客様には、提出期限のリマインドまでしっかりとサポートさせていただきます。

3)何を報告するのか?

完了報告で何を報告するのかは、手掛けた事業内容により異なります。

ここでは、例えば
・新規顧客開拓のために新しくホームページを開設した
とか、
・テイクアウトを始めたのをWeb広告で宣伝した
といった、Web関連費用の報告についてご紹介していきます。

① 書類関連

以下は公式サイトの申請ガイドページ
(https://www.jizokuka-post-corona.jp/eligible/download.html#blockC)
からダウンロードできる、「経費支出管理表」の必要提出書類です。

見積書(※単価100万円(税込み)を超える場合は、複数(2社以上)の見積が必要)、契約書または発注書・注文書、完了報告書または納品書、請求書、該当経費を支払ったことがわかる資料(レシート、領収書、銀行振り込み(明細)受領書、通帳など)、成果物の写真等…。

これらが利用した経費区分ごとに必要です。

……非常に面倒ですね!

しかし、経費に補助金を適応させるためには絶対に必要な手順ですので、一つ一つ確実に用意していきましょう。

ちなみに「経費支出管理表」の中に出てくる【証憑】は しょうひょう と読み、「事実を証明するよりどころ」という意味だそうです。

経費区分は①機械装置等費~⑫感染防止対策費まで12区分。

もちろん全ての区分を提出する必要はなく、補助対象経費に当てはまるものを、必要な分だけ提出しましょう。

以下は補助事業の手引きより。

② 写真

例えばパソコンが補助金対象だった場合、購入したパソコンに「小規模事業者持続化補助金による取得財産」 という表記のシール等を貼り付け、その表記がわかる写真を2~3点撮ればOKという場合が多いです。
が、残念ながら小規模事業者持続化補助金<低感染リスク型ビジネス枠>では、パソコンやタブレットは、3次公募補正要領が規定する、

・目的外使用になり得る汎用性が高いもの(例:パソコン、タブレットPC及び周辺機器)

に当たり、申請対象ではありません。

では、要領が規定する、

対人接触機会を減らすための機械装置の導入費用、移動販売車両の購入費用等の事業の遂行に 必要な機械装置等の購入に要する経費

にあたる高性能レンジやキッチンカーなどの場合は、どういった写真を撮ればよいのでしょうか?

結論としては「ものによる」ということだそうです。

コールセンターに問い合わせたところ、購入した機械装置が明確であれば、その都度適切な写真の形態をお答えすることができる、とのことです。
確実に補助対象要件を満たすように、このあたりは念入りに確認したほうがよいですね。

※購入した機械装置等の写真または内容がわかる資料を必ず添付すること

※単価50万円(税抜き)以上の機械装置等を取得した場合は、「取得財産等管理明細表 (様式11-2)」を提出してください。

※補助事業で取得した機械装置には、「小規模事業者持続化補助金による取得財産」 という表示(シール等)により他の機械装置と区別すること(壁紙等は除く)。

※移動販売車両・宅配用車両については、造作したことがわかる写真等を提出してください。

③ Web制作

新しい販路拡大のため、新規サービスのWebサイトを外注制作した場合、経費区分はどうなるのでしょうか?
古くなったホームページをリニューアルした際の経費は?
「広報費」?あるいは「開発費」?それとも「外注費」?

答えとしては、「広報費」となります。

「広報費」の対象となる経費例には、

・新規事業広報のためのウェブサイト作成や更新

とあります。
例えば新規事業の商品やサービスについてのLPを制作した場合はこれに当たります。

基本的にWeb施策は広告やマーケティングまで含めて、すべて広報費でまかなえるものです。

ですので、Web関連の多様な費用をどの区分で報告するか、迷ったときは「広報費」で報告しましょう。

 

ただし、例外も認められます。

「外注費」の“対象となる経費例”の中に、

・EC事業構築のためのウェブサイト制作費

という表記があります。

 

また、「開発費」の中には、

・インターネットによる受注システムの構築費用、及び補助期間中のランニング費用

といった表記も見受けられます。

このあたりは開発規模や費用などによっての判断が必要ですので、迷ったら電話で詳しく問い合わせてみましょう。

 

Web制作の場合、「広報費」「開発費」「外注費」あたりが該当する経費区分となりますが、どこで報告するかは、申請時の区分や内容によって、採択者の判断で決めるということです。

大切なのは、

何にいくらかかり、どこにいつ、いくら支払ったか

が証明できることです。
逆に言うと、それさえわかれば、細かな区分分けはさほど気にしなくてもよい、というのが審査する側の見方になります。

ちなみに、完了報告時にWeb制作の「成果物」として提出が必要とされる「ソースコード」とはどの部分が必要なのでしょうか?

公式にはサイト全体ということになるそうです。

これは例えば「主要なページのみでよい」とした場合、サイトによって主要なページが違い、膨大な判断をしなければならなくなるので、一律サイト全体で、というお役所的な事情も察することができます。

仮にECサイトで商品ページが膨大にある場合、そのすべてのページのソースコードをzipファイルなどに圧縮して提出する必要があります。

実際のサイトを撮影した画像(スクリーンショット)も新規事業に関わる全箇所が必要なので、ご留意ください。
スクリーンショットとは今ご覧になっているパソコンの画面を丸ごと写真にしたものです。
部分的に撮ることも可能です。
詳しくはこちらから

 

※ただし、50万円(税抜き)以上の外注費用で作成する場合は、「処分制限財産」に該当します。

・単価50万円(税抜き)以上の機械装置等の購入や、自社ECサイトの外注による作成、店舗改装に よる不動産の効用増加等は、「処分制限財産」に該当し、補助事業が完了し、補助金の支払を受けた 後であっても、補助金交付の目的及び減価償却資産の耐用年数等に関する省令(昭和40年大蔵省 令第15号)を勘案し、一定の期間において処分(補助事業目的外での使用、譲渡、担保提供、廃 棄等)が制限されます。

・処分制限期間内に当該財産を処分する場合、必ず事前に補助金事務局に「取得財産の処分承認 申請書(様式第12)」を行い、承認を受ける必要があります。

・補助金事務局は、財産処分を承認した補助事業者に対し、当該財産の残存簿価等から算出される 金額を交付した補助金額を上限に納付させることがあります。承認を得ずに処分を行うと、交付規程の 違反により補助金交付取消・返還命令の対象となります

④ クリック型課金広告費

新規事業について、多様な媒体を用いた広告費もまかなえるのが小規模事業者補助金のよいところです。
仮に新規事業サイトにクリック型課金の広告をかけた場合、報告の際にはどういう書類を提出しなければならないのでしょうか?

広告のイメージについては実際に掲載されている広告のスクリーンショットでOKです。
また、クリック数や表示数など、広告結果に関する細かい数字は無くても構いません。

重要なのは、

いつ、誰が、どのような方法で、何の広告を掲載し、 その結果、いくらのコストが発生し、いつ支払が済んだのか、という一連の流れを説明できる証拠書類をそろえ、必要に応じて補足説明資料を提出する

ということです。

上記は広告に限らず、完了報告のすべての項目についてもいえることなので、時系列が補助金事務局にわかりやすい報告書を目指して、一つ一つ準備を進めましょう。

⑤ クレジットカードでの支払い

カードで支払った時の支払い証明には何を用意すればいいでしょう?

ここでは2種類の書類が必要です。

カード会社の明細書

通帳のコピーもしくは口座引き落とし画面のキャプチャー画像

ここで重要なのは入出金の年月日が分かる、ということです。

明細に書かれた金額がいつ、どの口座から正しく引き落とされている、ということが証明できればよいわけです。
さほど難しいことではありませんので、膨大な書類をチェックする事務局の担当者にとって、わかりやすい書類作りを目指しましょう。

4)まとめ

いかがだったでしょうか。
大量な書類を用意し、事業全体を報告するとなると、その作業量は膨大なものとなります。
細かいことでも不安要素には答えを出して、全体として抜けのない完了報告書を作ることが、補足資料請求を繰り返すことや、補助金の全額支給を損なうことを防ぎます。

あなたの大切な事業と、その資金を守るためにも、正確な報告書作りを目指して頑張りましょう!

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